本來這個問題不算什么問題的，我一直覺得這個合同管理的問題，其實稍微經(jīng)歷過，大家基本上都能知道怎么管理的。但為什么要單獨作為一個話題來說呢，還是略有必要說明一下背景：

1、要到年底了，年初就要審計了，合同管理方面，萬一做的不到位或者沒有找到思路，可以參考以下；

2、上周在某群里，有同學提出合同到底應該怎么管理，而且貌似討論氛圍比較激烈，我當時也談出了我的觀點，今天在此再次整理后發(fā)表綜合總結(jié)內(nèi)容；

3、很多事情，我們只追求“做完了”，而沒有理解“做好了”的結(jié)果對我們的真正好處；

4、為什么主題是“民企”，因為國企和外企“相對”健全一些，尤其外企是走格子的，民企是畫格子的，這個您懂，我不贅述。

我們的很多民企，經(jīng)歷過的和聽說過的，在合同管理方面，大致會出現(xiàn)兩方面問題：

，管理不到位；

第二，協(xié)同管理效率低。

那么，針對合同管理，如何進行合同本身的管理以及協(xié)同管理？所謂的“協(xié)同管理”，是什么呢？控制？和誰協(xié)同，怎么協(xié)同，協(xié)同的效果是什么呢？對效率的哪個方面能夠有影響？能給企業(yè)提升管理水平帶來什么好處呢？

我們一起來看看一個案例，看下這個情景或者部分情景是否在您公司出現(xiàn)過。

看看案例中的財務(wù)總監(jiān)是如何通過“合同管理”的協(xié)同管理，來洞察這個管理流程是否健康，進而來優(yōu)化流程，在提高效率的同時，進而完善了相關(guān)的控制點的。

某公司是一家TMT創(chuàng)業(yè)公司，近年發(fā)展很快，不論是業(yè)務(wù)規(guī)模還是人員規(guī)模，都屬于快速增長階段。在進行平時的合同管理時，由于公司的快速發(fā)展，很多細節(jié)存在著一些問題。

合同的蓋章管理由法務(wù)部負責，框架合同在法務(wù)部保管，個別合同在經(jīng)辦部門保管，執(zhí)行金額和印花稅管理由財務(wù)部負責。

新任財務(wù)總監(jiān)來到公司后，每次看到大家針對這個工作如此的“繁忙”感到不解，“為什么一個簡單的事情搞得這么復雜呢？”一直是財務(wù)總監(jiān)在考慮的問題。

我們來分析下“合同管理”應該做什么，具體怎么做時，要從下面幾個方面進行分析：

a) 合同的管理細節(jié)

所謂“合同管理”的細節(jié)，無外乎包括用章管理、臺賬管理、文檔管理以及執(zhí)行金額的管理；

用章管理：合同用什么章，每個章怎么用，什么地方用？公司先蓋章再發(fā)送對方的事項，怎么進行事后管理；

臺賬管理：如何建立合同管理臺賬，臺賬什么架構(gòu)和內(nèi)容，誰來管理電子臺賬文檔，臺賬文檔是否開放，怎么開放？向誰公開；

文檔管理：紙質(zhì)合同怎么管理，在哪里管理，如何便于相關(guān)方查閱，有沒有共享機制；

執(zhí)行金額的管理：有沒有，做這個的意義是什么？

b) 合同管理的協(xié)同性有哪些

說到所謂的“協(xié)同性”，按照百度的定義：“協(xié)同是指元素對元素的相干能力，表現(xiàn)了元素在整體發(fā)展運行過程中協(xié)調(diào)與合作的性質(zhì)。結(jié)構(gòu)元素各自之間的協(xié)調(diào)、協(xié)作形成拉動效應，推動事物共同前進，對事物雙方或多方而言，協(xié)同的結(jié)果使個個獲益，整體加強，共同發(fā)展。導致事物間屬性互相增強、向積極方向發(fā)展的相干性即為協(xié)同性。”

那么用白話怎么說呢？

就是在公司運營鏈中，每個工作看似只是一個獨立的工作環(huán)節(jié)，但各個環(huán)節(jié)之間是有內(nèi)在聯(lián)系的，如果你只考慮到了一個環(huán)節(jié)，而沒有考慮其他環(huán)節(jié)的工作，就會只能實現(xiàn)“做了”。而如果把在做自己負責環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容時，也考慮了其他環(huán)節(jié)內(nèi)容是否和自己負責內(nèi)容存在的相關(guān)性，并加以實施改善，則很有可能實現(xiàn)“做好了”。

具體到合同管理的內(nèi)容，還涉及到哪個部門的工作，涉及的切入點在哪，在什么時點切入；

在這里我們就要談到所謂的“協(xié)同性”話題，就是說如何做我們能夠?qū)⒅貜偷墓ぷ骰睘楹?，前后有序，降低傳遞損耗的同時，做到面面俱到，同時實現(xiàn)“控制”。
 

各節(jié)點：

（假設(shè)合同管理部門為法務(wù)部，總公司和分公司的合同管理模式一致）

• 法務(wù)部管理蓋章手續(xù)，公章和合同專用章沒有區(qū)別管理；
• 合同條款確定后，公司先蓋章，然后發(fā)給對方再蓋章；
• 合同在雙方蓋章完畢，框架合同在法務(wù)部管理，個別合同在經(jīng)辦人部門管理；
• 合同執(zhí)行金額以及進度管理，需要單獨確認，即查詢進度管理時，再現(xiàn)場逐一計算并查詢；
• 財務(wù)部如果對合同進行資金預算時，需要到各個經(jīng)辦部門查詢數(shù)據(jù)；
• 財務(wù)部對合同進行印花稅管理時，也是主要依靠合同經(jīng)辦部門的數(shù)據(jù)提供；
• 合同管理及印花稅等管理，涉及的部門分別為法務(wù)部、經(jīng)辦部門、財務(wù)部。