合同管理要點(diǎn)1：妥善保存，謹(jǐn)防改動(dòng)

合同簽署，只是在合同生命流程中的一個(gè)部分。事實(shí)上，因?yàn)榇蟛糠稚虡I(yè)活動(dòng)都是在合同簽署完成之后才正式開始的，所以將簽署完成之后的合同保存妥當(dāng)甚為重要，這也是合同管理要點(diǎn)的基礎(chǔ)。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同，一定要注意防盜和防損，避免合同遭受丟失、破壞或改動(dòng)，否則就會(huì)喪失相應(yīng)的法律效力。相比之下，現(xiàn)在的電子合同因其云端存儲(chǔ)功能，在這方面會(huì)更有優(yōu)勢。

 

合同管理要點(diǎn)2：分類歸檔，方便調(diào)用

把合同保存好，只是合同管理的開始。想要在后期調(diào)用的時(shí)候更加方便快捷，就必須對每一份合同對建立相應(yīng)的臺(tái)賬和檔案，進(jìn)行科學(xué)化的分類和歸檔。

 

合同管理要點(diǎn)3：專人管理，落實(shí)責(zé)任

合同管理忌諱的，就是沒有把責(zé)任落實(shí)到相應(yīng)的人上面，造成“大家都有這個(gè)責(zé)任，但大家都認(rèn)為別人在做”的現(xiàn)象。事實(shí)上，一個(gè)企業(yè)要管理好自己的合同檔案，一定要有專門的個(gè)人或者團(tuán)隊(duì)去負(fù)責(zé)，建立權(quán)責(zé)制度。沒有權(quán)限的員工不能隨意調(diào)用查看合同，幾乎已經(jīng)成為合同管理要點(diǎn)中的一個(gè)不成文規(guī)定。

 

合同管理要點(diǎn)4：建立制度，全員遵守

企業(yè)內(nèi)部合同管理的執(zhí)行責(zé)任是落實(shí)到專人身上的，但不代表企業(yè)的其他員工就與此無關(guān)。在企業(yè)內(nèi)部建立公司層面的合同管理制度，從全員的價(jià)值觀上提升這個(gè)事情的重要性，使其能夠積極配合合同管理人員的工作。

 

合同管理要點(diǎn)5：切合時(shí)間，推進(jìn)進(jìn)度

有些企業(yè)會(huì)錯(cuò)誤的認(rèn)為，合同管理就是把合同保存好，該看的時(shí)候就拿出來看。實(shí)際上因?yàn)楹芏喙ぷ魇欠蛛A段進(jìn)行的，所以根據(jù)合同條款，實(shí)施推進(jìn)合作的進(jìn)度也非常重要，這才能發(fā)揮合同的大價(jià)值。

那么，企業(yè)合同管理中存在哪些普遍性問題呢？

1、合同審批流程復(fù)雜，效率低下

企業(yè)合同審批流程非常的復(fù)雜，往往需要經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)、管理層、財(cái)務(wù)等多層審批，不僅耗時(shí)長，還很容易影響合同簽署效率。

2、合同管理工作量巨大

由于企業(yè)合同種類多，數(shù)量巨大，合同管理員需根據(jù)合同類型對紙質(zhì)合同一一進(jìn)行編號(hào)，并根據(jù)需求分門別類存放至相應(yīng)的儲(chǔ)藏柜中。重復(fù)機(jī)械性的工作極易出現(xiàn)人為失誤的現(xiàn)象，同時(shí)巨量的合同查找起來也十分不便。

3、合同管理成本高

為了保證合同管理的安全性，企業(yè)需準(zhǔn)備獨(dú)立的存儲(chǔ)室，并聘請專門的管理員來進(jìn)行合同管理。無論是倉儲(chǔ)成本還是人工成本，對于企業(yè)來說都是一項(xiàng)不可避免的硬性支出。

4、合同管理易出現(xiàn)突發(fā)狀況

紙質(zhì)合同容易受潮、易被蚊蟲叮咬、被咖啡等液體污染，同時(shí)人工管理過程中也稍有疏忽，就會(huì)導(dǎo)致合同被偷竊、被損毀、被篡改等狀況的發(fā)生。

要使合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化，首先要從完善制度入手，建立規(guī)章制度，制定切實(shí)可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括：合同的歸口管理制度，合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會(huì)簽、審查、登記、保存，法人授權(quán)委托辦法，合同檔案管理，合同專用章管理，合同履行情況登記，合同糾紛處理機(jī)制，合同定期統(tǒng)計(jì)與考核檢查辦法，合同管理人員培訓(xùn)制度，合同管理獎(jiǎng)懲與績效考核等。企業(yè)通過建立一整套規(guī)范、科學(xué)的合同管理制度，同時(shí)，落實(shí)各項(xiàng)制度，做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。

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